Cómo preparar tu empresa para una inspección de trabajo por Control Horario
Las inspecciones de trabajo pueden producirse sin previo aviso, y uno de los aspectos que más revisan los inspectores es el registro diario de la jornada laboral.
Desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, todas las empresas están obligadas a registrar el inicio y fin de la jornada de cada trabajador. No cumplir con esta obligación puede derivar en sanciones graves.
En esta guía te explicamos cómo preparar tu empresa para una inspección laboral, qué documentos te pueden pedir y cómo asegurarte de que todo esté bajo control.
Normativa de referencia: lo que exige la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que:
“La empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada laboral de cada trabajador”.
El Real Decreto-ley 8/2019 especifica que este registro debe ser:
- Fiable e inmodificable: No puede alterarse tras su registro.
- Accesible: Para empleados, representantes y la Inspección de Trabajo.
- Conservado: Durante al menos 4 años, en soporte digital o físico.
Documentación que puede requerir un inspector
Durante una inspección de trabajo, es habitual que te soliciten:
- Listado de fichajes: Horas de entrada y salida por empleado y día.
- Resumen de jornada: Total de horas trabajadas, incluidas horas extra.
- Políticas internas: Sobre pausas, turnos, teletrabajo o validación de jornada.
- Justificantes de ausencias: Bajas médicas, vacaciones, permisos.
- Contratos laborales: Para verificar la jornada pactada.
Todo este material debe estar organizado, disponible en el momento y ser fácilmente exportable.
Requisitos que debe cumplir tu sistema de registro horario
No vale cualquier sistema. Para estar preparado, tu herramienta debe:
- Registrar datos en tiempo real desde cualquier dispositivo.
- Asociar fichajes a tareas, turnos y empleados.
- Ser inviolable y con trazabilidad completa.
- Permitir auditorías internas periódicas.
- Generar informes automáticos, descargables y 100% legales.
Sanciones por incumplimiento del registro horario
Las multas por no registrar correctamente la jornada pueden oscilar entre 751€ y 7.500€ por trabajador según la gravedad del incumplimiento.
Para evitarlo:
- Forma a tus empleados sobre la obligación de fichar.
- Asegura que todos los registros sean verificables.
- Realiza auditorías internas para detectar errores.
Auditorías internas: El mejor escudo preventivo
Una buena práctica es realizar auditorías internas cada trimestre para:
- Verificar que todos los trabajadores están fichando.
- Detectar irregularidades en horas o turnos.
- Evaluar el cumplimiento de las políticas internas.
- Corregir errores antes de que lo haga un inspector.
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- Acceder a toda la información desde la app.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si un trabajador no ficha?
La responsabilidad sigue siendo de la empresa. Se recomienda establecer recordatorios y alertas automáticas.
¿Puedo registrar la jornada en papel?
Legalmente aún es posible, pero no es recomendable. No es inviolable ni automatizable, y está previsto que sea sustituido por registro digital obligatorio.
¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Durante 4 años según la legislación actual. Deben estar accesibles para empleados, representantes y autoridades.
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