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4 formas de prevenir impagos de tus clientes

5/10/2023

Uno de los principales dolores de cabeza de los negocios es encontrarse con clientes que dejan deudas pendientes. Esto supone tener que aplazar cobros o, en casos extremos, tener que recurrir a la vía judicial.

¿Qué puedo hacer para prevenir impagos?

Sabemos que los impagos pueden aparecer en cualquier momento y que la estabilidad económica de tu negocio es esencial para ti. Desde taclia te damos los 4 pasos que debes seguir para proteger tus finanzas y prevenir impagos de tus clientes.

PASO 1: Identifica a tu cliente 

Conocer las necesidades y circunstancias de tus clientes es fundamental para ofrecer un buen servicio, pero también para tomar decisiones como empresa. Es importante llegar a un acuerdo previo sobre cuáles van a ser los métodos de pago, en cuántos plazos se van a realizar, cuáles van a ser las penalizaciones en caso de que no se cumplan o cómo se va a evaluar que el servicio ha sido completado con éxito.

Esta negociación previa es clave para estipular las condiciones y evitar malentendidos. Si desde el principio un cliente te pone pegas o no se compromete a cumplir con lo acordado, podrás tomar a tiempo las medidas oportunas para evitar el impago o directamente rechazar el servicio.

Con la herramienta Clientes de taclia podrás reunir en un mismo lugar toda la información de tus clientes, categorizarlos y realizar el seguimiento de sus servicios y pagos. Todo de forma fácil y gratuita.

PASO 2: Pide un adelanto

Una vez has llegado a un acuerdo, es imprescindible preparar un presupuesto. Éste indica cuánto va a tener que pagar el cliente y es necesario que lo firme para que sea validado. Un presupuesto es tu mejor protección contra problemas de impago. Recuerda que si el coste del servicio se incrementa debido a algún imprevisto, esto siempre debe actualizarse en el presupuesto y ser firmado de nuevo por el cliente.

Si en tu sector es habitual, puedes negociar que el cliente abone un adelanto del precio del servicio, que se le descontará del presupuesto final. Este gesto por parte del cliente también implica compromiso y genera un entorno de confianza mutua

Con taclia puedes crear presupuestos de forma automática con ayuda de plantillas y enviarlos a tus clientes por correo electrónico desde la misma aplicación. En este artículo te contamos las diferencias entre presupuesto, albarán y factura.

PASO 3: Solicita el pago directamente a tu cliente

Has finalizado el servicio y es momento de enviar la factura. A través de taclia puedes enviar la factura directamente a su correo electrónico de una forma muy rápida. Puedes aprovechar para pedirles que te confirmen que han recibido correctamente el documento y de esta manera realizar un seguimiento eficaz de su estado. Si pasan los días y compruebas que el pago todavía no ha sido completado, llegó el momento de hacer un amable recordatorio.

¿Cuánto tiempo debo esperar hasta ponerme en contacto con el cliente? 

Antes de nada, debes evitar ponerte nervioso. Los retrasos debido a dejadez o pequeños despistes son bastante comunes y no tiene por qué significar que nos estamos encontrando ante un caso premeditado de impago. 

Si han pasado 48 horas desde el momento en que enviaste la factura y no has recibido ni el pago ni ninguna confirmación por parte de cliente, debes ponerte en contacto con él inmediatamente sin perder más tiempo. Puedes abordar este recordatorio de forma sutil preguntándole, por ejemplo, si ha quedado satisfecho con el servicio o si ha tenido algún problema en el momento de abonar el importe de la factura. Si se había acordado una fecha de vencimiento, es el momento de mencionarla. 

Si el correo electrónico resulta insatisfactorio, siempre puedes acudir a vías más directas. Por ejemplo, una llamada telefónica. Reclamar dinero nunca es fácil, pero no tiene por qué ser incómodo. Sé directo pero utiliza un tono amable y respetuoso

¿Qué le digo a un cliente que no paga?

Aquí te dejamos una plantilla de correo electrónico para reclamar un pago:

Asunto: Pago Pendiente Factura Nº<número factura>

Hola <nombre cliente>,

Te escribo desde <nombre empresa> porque, salvo error por nuestra parte, no hemos recibido el pago de la factura <número factura>. Te recordamos amablemente que la fecha de vencimiento para el pago es <fecha vencimiento> y el importe total es de <importe factura>.

Te adjuntamos en este mismo correo electrónico una copia de la factura, donde podrás consultar todos los detalles del servicio.

Recuerda que estamos a tu disposición para lo que necesites.

Muchas gracias por efectuar el pago lo antes posible.

Un cordial saludo,

<tu nombre>

<nombre empresa>

PASO 4: Digitaliza el control de tus ventas

Llevar un control al céntimo de todas tus facturas puede significar horas y horas de papeleo, correos, carpetas y llamadas. Digitalizar tu negocio con taclia te va a permitir realizar un seguimiento exhaustivo del estado de tus servicios, clientes y pagos. De esta manera ahorrarás tiempo, te permitirá ser mucho más ágil a la hora de reclamar pagos y te dará una mayor tranquilidad, porque vas a tener todo a mano y en un mismo lugar. 

 

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