Tipos de facturas, cuáles son y en qué casos usarlas

El departamento de contabilidad de una empresa es fundamental, es imposible tener clientes y no tramitar facturas, pero ¿conoces el tiempo que se pierde tramitando facturas? Últimamente, la tendencia es pasarse a la automatización que permiten algunos softwares de gestión de empresas.

Los softwares muchas veces te indican qué debes introducir en cada casilla, pero saber cómo hacer una factura y qué tipo de factura utilizar para cada ocasión es básico. Las facturas ocupan un gran espacio en la jornada laboral de los contables, un software especializado y conocer el mundo de las facturas a la perfección puede ahorrar tiempo.

¿Qué es la facturación?

Cuando creamos una factura en realidad estamos haciendo el paso previo a la facturación. La facturación es el proceso mediante el cual una empresa lleva a cabo todas las acciones relacionadas con la elaboración, el envío y el cobro de las facturas. La facturación en España está regulada por la Agencia Tributaria y todas las empresas están obligadas a llevar a cabo este proceso.

Una factura no deja de ser un papel en el que se emiten los datos de una transacción mercantil que ha hecho una empresa. Normalmente, este tipo de documentos son elaborados desde el área de contabilidad de las empresas, aunque también pueden emitirla autónomos.

Es al fin y al cabo el día a día de todos los negocios y puede ser muy útil para conocer algunas características de tu empresa, como la liquidez, qué servicio o productos vendes más o de dónde vienen los ingresos. Sabiendo esto, seguramente, podrás tomar mejores decisiones relacionadas con la inversión.

¿Cómo hacer una factura?

Las hojas de cálculo pueden ser muy complicadas, clasificar las facturas y definir cada apartado, también. Para que la contabilidad de tu empresa sea correcta y no sea necesario repetir facturas, con la pérdida de tiempo que eso supone, es importante que tengas claro qué datos debes introducir en las facturas de tu empresa.

¿Qué datos debe contener una factura?

Por norma general, los datos que toda factura debe contener son:

• Nombre y apellidos, dirección y NIF (Nombre de Identificación Fiscal) del emisor y del receptor
• Concepto de la factura, donde debes añadir la información básica de la transacción mercantil
• Importe (sin impuestos) y desglose de cada valor
• Tipo impositivo que se aplica y cuota tributaria
• Número de factura, lugar y fecha
• Fecha de expedición y manera de pago (fecha en que se realizan las operaciones si esta es distinta a la de expedición)‍

Tipos de facturas y en qué casos usarlas

Los datos anteriores, siempre deberán encontrarse en tus facturas, pero es cierto que no solo existe un tipo de facturas. Normalmente, hablamos de 6 tipos de facturas y el uso de una u otra depende de la finalidad que tenga dicha factura.

Factura ordinaria o tipo

Es la que se usa más a menudo y sirve para dejar constancia de una transacción económica entre el vendedor y el comprador.

Factura recapitulativa

En una factura recapitulativa encontrarás un listado de diversas facturas. El objetivo es agrupar diferentes operaciones según el criterio que se desee y que se hayan llevado a cabo en un periodo de tiempo determinado. Por ejemplo, agruparlas por proveedor o por cliente.

Suele ser práctica cuando has realizado durante un tiempo diferentes operaciones similares para un mismo cliente y prefiere recibir todas las facturas unificadas.

Factura rectificativa

Se utiliza cuando es necesario rectificar una factura ordinaria y, puede elaborarse cuando es necesario corregir la información o alguna cantidad, cuando se incumple algún requisito legal, cuando se desea recuperar el IVA de una factura que no ha sido pagada o cuando se ha omitido alguna información importante.

Factura proforma

Aquella factura que en realidad es una estimación provisional de lo que será la factura. Sirve para indicar las condiciones de venta o los precios y solo tiene objetivos informativos, nunca valor contable. Quizá, ahora la pregunta es si existe alguna diferencia entre la factura proforma y un presupuesto.

Lo cierto es que sí, en caso de desacuerdo la factura proforma tiene validez jurídica, demás este incluye más información que el presupuesto. Eso sí, como haríamos en un presupuesto, incluye precio, base e impuestos.

Factura simplificada

Esta factura era lo que antes se conocía como “ticket”, es sencillamente un resguardo del pago que se emite a los consumidores finales.

Factura electrónica

Nos referimos a factura electrónica cuando hablamos de cualquier factura emitida de forma electrónica, conocidas como e-facturas. Existen de dos tipos, las de formato estructurado y las de formato no estructurado.

Las de formato estructurado, son aquellas que se generan y se envían de forma automática por los softwares informáticos. Las de formato no estructurado son facturas en papel que luego se digitalizan. Si tu factura es un pdf, siempre es necesario que aparezca la firma electrónica, si no, no puede considerarse una factura electrónica. Para saber cómo firmar un pdf haz clic aquí.

La idea de su implantación era facilitar el proceso de facturación, ya que facilitan las transacciones, el departamento de contabilidad pierde menos tiempo en facturas y, además, ahorran papel.

Cómo hacer una factura a través de Taclia

Con la plataforma de Taclia puedes crear facturas y presupuestos en dos clicks, olvidarte de las calculadoras porque la app las hace automáticamente, hacer un seguimiento gracias a los gráficos y estadísticas que la plataforma genera automáticamente y clasificarlas por fecha, proyectos, clientes y mucho más.

La app de Taclia cuenta con un apartado dedicado exclusivamente a facturas, con el que podrás ahorrar tiempo. Es tan fácil como rellenar cada campo y enviarla al mail o WhatsApp que desees, imprimirla o descargarla en tu ordenador. Con los presupuestos es igual de sencillo.

No necesitas llegar a casa o a la oficina para poder hacerlo, desde el móvil lo tienes a un click, además, si tienes dudas sobre cómo va la contabilidad de tu empresa podrás comprobar rápidamente qué facturas tienes pendiente y cuáles tramitadas.