¿Qué es un software Verifactu y por qué es obligatorio?

Un software Verifactu es una aplicación de facturación que cumple con los requisitos técnicos definidos por la Agencia Tributaria en el Real Decreto 1007/2023, para garantizar la integridad, trazabilidad, conservación e inalterabilidad de los registros de facturación.

Además de evitar la modificación o eliminación de facturas sin dejar rastro, debe incluir firma electrónica en la emisión y anulación, generar un registro de eventos detallado, y asegurar que cada factura incorpore un código QR o código alfanumérico que permita su verificación.

Todo ello con el objetivo de combatir el fraude fiscal, según lo establecido por la Ley Antifraude (Ley 11/2021).A partir de 2027, tanto autónomos como empresas deberán utilizar un software que cumpla con Verifactu si emiten facturas.

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¿A quién aplica la normativa Verifactu?

El sistema Verifactu aplica a empresas y autónomos que emitan facturas, independientemente de si a día de hoy usan papel, Excel u otros métodos convencionales.

Además, Verifactu no aplica en el País Vasco y Navarra, ya que tienen sus propios sistemas (como TicketBAI).

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Los 4 requisitos esenciales que debe cumplir un software Verifactu

Según la AEAT, un software Verifactu debe garantizar:

1. Integridad

La factura generada debe estar firmada electrónicamente para que cualquier modificación posterior quede registrada. Esto evita fraudes como la eliminación o edición de facturas emitidas.

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2. Conservación

El software debe conservar los datos y registros durante un mínimo de 4 años, asegurando su accesibilidad, legibilidad y recuperación íntegra durante todo ese periodo.

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3. Trazabilidad

Cada operación (emisión, modificación o anulación de factura) debe quedar registrada. El software debe generar un registro de eventos (log) que recoja cada paso y lo relacione con el usuario responsable.

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4. Inalterabilidad

Las facturas no pueden ser modificadas sin dejar evidencia. Para ello, cada factura debe generar un “hash” o huella digital única y un sistema que garantice su integridad.

Estos requisitos aseguran que el sistema informático no pueda usarse para el fraude fiscal ni para ocultar información.

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Otras funcionalidades obligatorias en un sistema Verifactu

Además de los 4 pilares anteriores, un software Verifactu debe incorporar otras funciones clave para cumplir con la normativa:

• Código QR obligatorio en las facturas emitidas, que permita a Hacienda y al receptor identificar la validez de la factura.
• Envío automático o voluntario de facturas a la AEAT, a través del sistema Verifactu.
• Protección de datos personales, cumpliendo con la normativa de protección de datos (RGPD).
• Historial de versiones y logs internos, visibles por la AEAT durante auditorías.

En taclia ya cumplimos con todos estos requisitos y más, al ser un software homologado por la Agencia Tributaria, integrando un sistema completo de control horario, facturación y gestión empresarial totalmente legal y seguro.

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Diferencias entre sistemas Verifactu y no Verifactu

• No cumple con la ley.
• No garantiza trazabilidad ni inalterabilidad.
• Te expone a sanciones económicas que pueden superar los 50.000€.
• No podrás emitir facturas con validez legal a partir de 2027 si eres autónomo (o 2025 si eres empresa).

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¿Se puede usar Excel o Word como software Verifactu?

La Agencia Tributaria es clara: sí o sí debes contratar un programa que cumpla con Verifactu.

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¿Cómo se certifica un software Verifactu? La declaración responsable

La AEAT exige que los proveedores de software entreguen a sus clientes una declaración responsable que certifique el cumplimiento del sistema Verifactu.

Este documento debe incluir:

• Razón social y NIF del proveedor.
• Nombre y versión del software.
• Funciones certificadas (facturación, trazabilidad, etc.).
• Compromiso de cumplimiento normativo.

Esta declaración debe estar incluida dentro del propio software o disponible en el área de cliente.

💡 IMPORTANTE: Si cuentas con esa declaración, Hacienda no podrá sancionarte en caso de que el software falle, ya que la responsabilidad recae sobre el proveedor.

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¿Qué sanciones hay por no cumplir con Verifactu?

La ley contempla sanciones muy severas:

• Desde 50.000€ por usar un software no autorizado.
• Multas adicionales por ocultación, alteración o eliminación de registros contables.
• Posibilidad de inspección fiscal inmediata si se detectan irregularidades.

⚠️ Para evitarlo, asegúrate de que tu proveedor te entrega la declaración responsable Verifactu y que tu sistema cumple con todos los requisitos técnicos.

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¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Fechas clave

📅 1 enero 2027: Todas las empresas deben utilizar un software Verifactu certificado.

📅 1 julio 2027: Todos los autónomos deberán cumplir con Verifactu si usan un software para emitir facturas.

🔔 ¡No lo dejes para el último momento! La adaptación requiere tiempo y dedicación, y el uso de un sistema inadecuado puede acarrearte sanciones importantes.

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Soluciones disponibles: Software privado o gratuito de Hacienda

La Agencia Tributaria está desarrollando un software gratuito para autónomos que hagan menos de 20 facturas al año. Sin embargo:

❌ No tendrá soporte técnico.

❌ No incluirá contabilidad de gastos, presentación de impuestos ni asesoramiento.

❌ No es escalable ni válido para autónomos con actividad intensa.

✅ La alternativa ideal es usar un software como taclia, que ya está homologado por la AEAT y cumple con todos los requisitos de Verifactu:

• Declaración responsable incluida.
• Asesoramiento.
• Generación automática de código QR, firma digital y registros inalterables.
• Conservación segura de los datos.
• Integración total con otras funciones como gestión de ausencias o control horario.

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Conclusión

Cumplir con Verifactu no es una opción: Será obligatorio para autónomos y empresas a partir de 2027. Y para evitar errores, sanciones o complicaciones legales, necesitas un software certificado que lo haga todo por ti.

Con taclia, ya homologado por la AEAT, podrás facturar cumpliendo la normativa, enviar datos a Hacienda si se requiere y conservar tus registros de forma segura durante 4 años.

🔐 ¿Quieres asegurarte de estar protegido y listo para 2027? Prueba gratis taclia ahora y olvídate de las preocupaciones legales.

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