¿Qué es un software Verifactu y por qué es obligatorio?
Un software Verifactu es un programa de facturación que cumple con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria (AEAT) para garantizar la integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de las facturas emitidas.
Esta normativa, recogida en el Real Decreto 1007/2023, tiene como objetivo luchar contra el fraude fiscal y forma parte de la implementación de la Ley Antifraude (Ley 11/2021).
A partir de 2026, los autónomos y empresas que utilicen programas informáticos para emitir facturas deberán hacerlo mediante un software certificado Verifactu, que garantice que los datos no pueden ser modificados sin dejar rastro y que permita el envío de información a Hacienda si así se requiere.
¿A quién aplica la normativa Verifactu?
El sistema Verifactu aplica a:
- Empresas y autónomos que usen sistemas informáticos para emitir facturas.
- Quedan exentos los que realicen facturación manual (facturas emitidas sin software alguno) y los obligados al SII (Suministro Inmediato de Información).
Además, Verifactu no aplica en el País Vasco y Navarra, ya que tienen sus propios sistemas (como TicketBAI).
Los 4 requisitos esenciales que debe cumplir un software Verifactu
Según la AEAT, un software Verifactu debe garantizar:
1. Integridad
La factura generada debe estar firmada electrónicamente para que cualquier modificación posterior quede registrada. Esto evita fraudes como la eliminación o edición de facturas emitidas.
2. Conservación
El software debe conservar los datos y registros durante un mínimo de 4 años, asegurando su accesibilidad, legibilidad y recuperación íntegra durante todo ese periodo.
3. Trazabilidad
Cada operación (emisión, modificación o anulación de factura) debe quedar registrada. El software debe generar un registro de eventos (log) que recoja cada paso y lo relacione con el usuario responsable.
4. Inalterabilidad
Las facturas no pueden ser modificadas sin dejar evidencia. Para ello, cada factura debe generar un “hash” o huella digital única y un sistema que garantice su integridad.
Estos requisitos aseguran que el sistema informático no pueda usarse para el fraude fiscal ni para ocultar información.
Otras funcionalidades obligatorias en un sistema Verifactu
Además de los 4 pilares anteriores, un software Verifactu debe incorporar otras funciones clave para cumplir con la normativa:
- Código QR obligatorio en las facturas emitidas, que permita a Hacienda y al receptor identificar la validez de la factura.
- Firma electrónica al emitir o anular una factura, que certifique la autoría y su veracidad.
- Registro de eventos detallado, es decir, un historial de todas las acciones realizadas sobre cada factura.
- Envío automático o voluntario de facturas a la AEAT, a través del sistema Verifactu (solo si el emisor lo desea o si Hacienda lo solicita).
- Protección de datos personales, cumpliendo con la normativa de protección de datos (RGPD).
- Historial de versiones y logs internos, visibles por la AEAT durante auditorías.
En taclia ya trabajamos para cumplir con estos requisitos y más, integrando un sistema completo de control horario, facturación y gestión empresarial totalmente legal y seguro.
Diferencias entre sistemas Verifactu y no Verifactu
- No cumple con la ley.
- No garantiza trazabilidad ni inalterabilidad.
- Te expone a sanciones económicas que pueden superar los 50.000€.
- No podrás emitir facturas con validez legal a partir de 2026 si eres autónomo (o 2025 si eres empresa).
¿Se puede usar Excel o Word como software Verifactu?
La Agencia Tributaria es clara: depende de cómo se utilicen.
✅ NO están sujetos a Verifactu si solo los usas como plantillas para imprimir facturas sin más funcionalidades.
🚫 SÍ están sujetos a Verifactu si:
- Calculan totales o impuestos automáticamente.
- Generan reportes o estadísticas.
- Exportan datos a otros programas contables o de gestión.
Es decir, si los utilizas como herramientas activas para facturar y gestionar datos, deben cumplir con Verifactu, incluyendo el código QR, firma digital y registro de eventos. Algo imposible de implementar en Excel o Word sin programación avanzada.
🔒 Lo recomendable es usar un software profesional como taclia que te asegure el cumplimiento completo y automático de la normativa.
¿Cómo se certifica un software Verifactu? La declaración responsable
La AEAT exige que los proveedores de software entreguen a sus clientes una declaración responsable que certifique el cumplimiento del sistema Verifactu.
Este documento debe incluir:
- Razón social y NIF del proveedor.
- Nombre y versión del software.
- Funciones certificadas (facturación, trazabilidad, etc.).
- Compromiso de cumplimiento normativo.
Esta declaración debe estar incluida dentro del propio software o disponible en el área de cliente.
💡 IMPORTANTE: Si cuentas con esa declaración, Hacienda no podrá sancionarte en caso de que el software falle, ya que la responsabilidad recae sobre el proveedor.
¿Qué sanciones hay por no cumplir con Verifactu?
La ley contempla sanciones muy severas:
- Desde 50.000€ por usar un software no autorizado.
- Multas adicionales por ocultación, alteración o eliminación de registros contables.
- Posibilidad de inspección fiscal inmediata si se detectan irregularidades.
⚠️ Para evitarlo, asegúrate de que tu proveedor te entrega la declaración responsable Verifactu y que tu sistema cumple con todos los requisitos técnicos.
¿Cuándo entra en vigor Verifactu? Fechas clave
📅 29 julio 2025: Los proveedores de software deben adaptar sus programas.
📅 1 enero 2026: Todas las empresas deben utilizar un software Verifactu certificado.
📅 1 julio 2026: Todos los autónomos deberán cumplir con Verifactu si usan un software para emitir facturas.
🔔 ¡No lo dejes para el último momento! La adaptación requiere tiempo y dedicación, y el uso de un sistema inadecuado puede acarrearte sanciones importantes.
Soluciones disponibles: Software privado o gratuito de Hacienda
La Agencia Tributaria está desarrollando un software gratuito para autónomos que hagan menos de 20 facturas al año. Sin embargo:
❌ No tendrá soporte técnico.
❌ No incluirá contabilidad de gastos, presentación de impuestos ni asesoramiento.
❌ No es escalable ni válido para autónomos con actividad intensa.
✅ La alternativa ideal es usar un software como taclia, que ya cumplirá con Verifactu y te ofrece:
- Declaración responsable incluida.
- Asesoramiento.
- Generación automática de código QR, firma digital y registros inalterables.
- Conservación segura de los datos.
- Integración total con otras funciones como gestión de ausencias o control horario.
Conclusión
Cumplir con Verifactu no es una opción: Será obligatorio para autónomos y empresas a partir de 2026. Y para evitar errores, sanciones o complicaciones legales, necesitas un software certificado que lo haga todo por ti.
Con taclia podrás facturar cumpliendo la normativa, enviar datos a Hacienda si se requiere y conservar tus registros de forma segura durante 4 años.
🔐 ¿Quieres asegurarte de estar protegido y listo para 2026? Prueba gratis taclia ahora y olvídate de las preocupaciones legales.
