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¿Cuándo es necesario hacer una factura?

3/2/2022

Las facturas son documentos comerciales donde se registran transacciones u operaciones comerciales, relacionadas con la compra o venta de un servicio o producto. Generalmente, en una factura se plasma quién compra y quién vende, la fecha y el lugar de la transacción y el por qué de la actividad mercantil.

Las facturas no son una tarea obligatoria para todos los empresarios, y es que la legislación española permite a determinados profesionales con unas condiciones fiscales concretas no expedir facturas

En este artículo te explicamos quienes están obligados a emitir facturas, cuándo se debe hacer y cuándo no es obligatorio y si es posible sustituir facturas por tickers, entre otras cosas. 

Si quieres conocer qué tipos de facturas existen, cuáles son y cuándo debes usar cada una haz clic aquí.

¿Cuándo se debe hacer una factura?

Están obligados a expedir una factura los profesionales y empresarios que hayan realizado servicios o vendan bienes durante el desarrollo de su actividad profesional. También, si han recibido adelantos por esas ventas o si son sujetos pasivos de IVA en las transacciones en que sean la persona destinataria. 

Pero hay más: 

  • Siempre que el destinatario sea una empresa, una persona jurídica o un trabajador de la Administración Pública. También, si la persona no se encuentra dentro de ninguna de estas categorías, pero la solicita.
  • Exportaciones de bienes exentas de IVA, excepto si las realizan comercios libres de impuestos.
  • En las ventas a distancia y entregas de bienes en los que apliquen impuestos especiales, cuando se hagan en el territorio de aplicación del impuesto.
  • En las entregas intercomunitarias de bienes exentos de IVA. 

¿Cuándo no es obligatorio emitir una factura?

La normativa fiscal actual contempla algunas situaciones en que no es obligatorio que el empresario o profesional emita una factura, ocurre en 6 ocasiones, excepto cuando la empresa, profesional o particular lo exija, o en las exportaciones o cuando el destinatario sea la Administración Pública o una persona jurídica no considerada empresario o profesional. 

  • Transacciones exentas de IVA, a no ser que se realicen con servicios sanitarios, entregas de bienes inmuebles y entregas de bienes en las que no se ha podido deducir el IVA.
  • Cuando las operaciones sean realizadas por personas o profesionales a las que se les aplica el régimen especial de recargo de equivalencia en su actividad.
  • Cuando sean actividades recogidas por el régimen especial de la ganadería, agricultura y pesca.
  • Cuando sean operaciones que se desarrollan acogiéndose al régimen simplificado del IVA, salvo si la determinación de las cuotas devengadas se realiza teniendo en cuenta el volumen de ingresos. 
  • Cuando lo autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributario para algunos sectores empresariales para evitar perturbaciones. 
  • En caso de tratarse de operaciones financieras y de seguros

¿Cuándo se puede sustituir una factura por un ticket?

Actualmente la factura simplificada sustituye a lo que conocemos como tickets. La diferencia entre la factura simplificada y los tickets es que en esta no hay que incluir los datos de la persona que la recibe, solo son necesarios los del emisor

Puede sustituirse una factura por un ticket o una factura simplificada cuando el importe no sea superior a 400€ IVA incluido o cuando no supere los 3.000€ IVA incluido en estos casos:

  • Aparcamiento de vehículos
  • Autopista de peaje.
  • Alquiler de películas. 
  • Revelado de fotografías.
  • Uso instalaciones deportivas.
  • Ventas al por menor 
  • Ventas o servicios ambulantes y a domicilios.
  • Peluquerías. 
  • Servicios telefónicos en cabinas. 
  • Servicios de hostelería de restaurantes y bares.
  • Tintorería. 
  • Transporte de personas. 

¿Qué incluir en estos tickets para que sean válidos?

Igual que en las facturas, los tickets o facturas simplificadas deben rellenarse de manera correcta introduciendo una serie de datos obligatorios para que sea válido.

  • Número de ticket y su serie
  • Datos de identificación y NIF del emisor
  • Tipo impositivo aplicado o la frase “IVA incluido” 
  • Importe total 

¿Cómo puede ayudarte una app de automatización de facturas?

Siempre es útil contar con un software que te ayude a hacer tus facturas, es una forma ágil de hacer y enviar facturas que te permite no equivocarte en los datos que rellenas. Normalmente, estas aplicaciones te muestran los datos que debes rellenar y el tipo impositivo que deseas aplicar solo para que escribas y selecciones lo que deseas y automáticamente calcule tu factura. 

Olvídate de calculadoras y miles de notas con número, con una app de automatización de facturas podrás tener siempre tus facturas en un único lugar y acceder desde cualquier dispositivo. Una de las mejores funcionalidades que ofrecen estas app es el envío automático desde la plataforma de la factura al cliente, ¡solo con un clic!

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