Sistema RED: qué es, cómo funciona y quién está obligado a usarlo

Qué es el Sistema RED

El Sistema RED (Remisión Electrónica de Datos) es una herramienta de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) que permite a empresas, asesorías y autónomos realizar la mayoría de los trámites con la Seguridad Social de forma telemática.

En otras palabras, es el canal digital oficial para gestionar altas, bajas, cotizaciones, informes o partes médicos, sin necesidad de acudir físicamente a una oficina.

Este sistema, operativo desde hace más de una década, forma parte del impulso hacia la digitalización administrativa que busca simplificar la comunicación entre los negocios y la Administración pública.

Para qué sirve el Sistema RED

El objetivo principal del Sistema RED es reducir el papeleo y los desplazamientos al realizar trámites con la Seguridad Social.

A través de esta plataforma, los usuarios pueden:

• Enviar cotizaciones y documentos TC2.
• Gestionar altas, bajas y modificaciones de trabajadores.
• Tramitar incapacidades temporales (altas, bajas y confirmaciones médicas).
• Recibir y enviar certificados de nacimiento o cuidado de hijos.
• Consultar informes de afiliación o de vida laboral.

Todo ello, con un acceso 24/7 y total seguridad gracias al uso del certificado digital o Cl@ve PIN.

Quién debe usar el Sistema RED

Empresas y pymes

Todas las empresas con trabajadores en el Régimen General están obligadas a utilizar el Sistema RED.

Esto incluye tanto a las sociedades mercantiles como a agrupaciones de empresas o entidades con personal contratado.

Autónomos

En el caso de los autónomos, la obligación depende de su situación:

• Si tienen empleados, deben usar el Sistema RED para comunicar los datos de su empresa y los de sus trabajadores.
• Si no tienen personal contratado, pueden elegir entre usar el Sistema RED o hacer sus gestiones desde la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS).

En ambos casos, el uso de medios electrónicos es cada vez más común y recomendable para agilizar trámites y recibir notificaciones oficiales sin retrasos.

Tipos de acceso al Sistema RED

Existen dos modalidades principales, dependiendo del tamaño de la empresa o del número de empleados:

RED Directo

Pensado para autónomos y pymes con menos de 15 trabajadores.

Permite realizar las gestiones más habituales (cotización, afiliación, partes médicos, etc.) de forma simplificada desde el navegador.

RED Internet

Dirigido a empresas con más de 15 empleados o asesorías que gestionan varias empresas.

Ofrece un control más amplio y acceso a todas las funcionalidades del sistema.

Cómo darse de alta en el Sistema RED

Darse de alta es un proceso relativamente sencillo, aunque requiere algunos pasos previos:

1. Tener un certificado digital

El certificado digital garantiza la identidad del usuario y la seguridad de las comunicaciones.

Puede solicitarse en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT), la Agencia Tributaria o la Cámara de Comercio.

Una vez instalado, será necesario para acceder a los servicios de la Seguridad Social.

2. Solicitar autorización

Para operar dentro del Sistema RED, la TGSS debe autorizarte.

Esto se hace rellenando el formulario FR.101, disponible en la sede electrónica de la Seguridad Social.

Existen dos tipos de autorización:

• En nombre propio, si gestionas tus propios datos.
• En nombre de terceros, si eres asesoría o gestoría y trabajas por cuenta de otras empresas.

3. Asignar CCC o NAF

El Código de Cuenta de Cotización (CCC) o el Número de Afiliación (NAF) se vincula al autorizado RED.

Esto permite enviar o recibir documentación en nombre de la empresa o del autónomo.

Principales trámites que puedes hacer con el Sistema RED

1. Cotización

Permite enviar las cotizaciones mensuales, domiciliar cuotas o descargar informes de bases y pagos.

Se realiza mediante la aplicación SILTRA, que conecta con los sistemas de la TGSS.

2. Afiliación

Gestión de altas, bajas y modificaciones de los trabajadores, así como consultas sobre su situación laboral o informes de empresa.

3. Incapacidad temporal

Envío digital de partes de baja, alta o confirmación médica, evitando trámites en papel.

4. Certificados de nacimiento y cuidado de hijos

Permite remitir certificados y solicitar prestaciones relacionadas con bajas por maternidad o paternidad.

5. Consultas e informes

Desde el Sistema RED también puedes obtener:

• Vida laboral.
• Informe de cotización.
• Relación de trabajadores en alta.
• Situación de la empresa o del CCC.

Ventajas del Sistema RED para pymes y autónomos

• Ahorro de tiempo: evita desplazamientos y papeleo.
• Trámites disponibles las 24 h del día.
• Seguridad jurídica: comunicaciones certificadas con la TGSS.
• Control total: acceso a todos los movimientos y obligaciones.
• Cumplimiento legal garantizado, sin errores en plazos o documentación.

Si utilizas taclia para tu facturación, también puedes centralizar la gestión de tus facturas y documentos, agilizando todo tu flujo administrativo.

Qué herramientas necesitas para usar el Sistema RED

Para trabajar correctamente en el Sistema RED, necesitarás:

• Certificado digital o Cl@ve PIN.
• Un programa de nóminas o facturación compatible con el formato TGSS.
• La aplicación SILTRA, que permite el intercambio seguro de datos con la Seguridad Social.

Estas herramientas son imprescindibles para enviar ficheros, recibir notificaciones y mantener tus datos sincronizados.

Cómo se relaciona el Sistema RED con Verifactu

Aunque son sistemas diferentes, ambos comparten un mismo objetivo: la digitalización y trazabilidad de la información empresarial.

Mientras Verifactu regula la forma en que se generan y envían las facturas a Hacienda, el Sistema RED centraliza las comunicaciones con la Seguridad Social.

En el futuro, ambos sistemas estarán conectados dentro del proceso de transformación digital de pymes y autónomos, garantizando mayor transparencia y control sobre los datos laborales y fiscales.

Preguntas frecuentes sobre el Sistema RED

❓¿Qué diferencia hay entre el Sistema RED y la Sede Electrónica?

El Sistema RED está pensado para empresas, asesorías o autónomos con empleados, mientras que la Sede Electrónica (SEDESS) es un portal general de trámites para cualquier ciudadano.

❓¿Puedo usar el Sistema RED si no tengo trabajadores?

Sí, pero no es obligatorio. Puedes optar por hacer tus gestiones directamente desde la Sede Electrónica.

❓¿Necesito instalar un programa específico?

Sí. Para enviar ficheros de cotización o afiliación necesitas la herramienta SILTRA, proporcionada por la TGSS.

❓¿Qué relación tiene el Sistema RED con Verifactu?

Ambos sistemas buscan digitalizar los procesos administrativos.

El Sistema RED conecta tu empresa con la Seguridad Social, mientras que Verifactu regula la facturación electrónica y el envío de datos a Hacienda.

Conclusión

El Sistema RED es hoy una herramienta imprescindible para autónomos y pymes que quieren mantenerse al día con la Seguridad Social y evitar trámites presenciales.

Te permite ganar tiempo, cumplir con la normativa y tener todos tus datos en orden.

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