Qué son los suplidos en una factura: cuándo aplicarlos y cómo incluirlos correctamente
El error más común al facturar suplidos
Muchos autónomos y pymes se preguntan si pueden incluir gastos de terceros en sus facturas.
Por ejemplo, un abogado que paga unas tasas judiciales por su cliente, o un arquitecto que abona un visado en nombre del promotor.
En estos casos hablamos de suplidos, una figura legal que permite reflejar gastos que no son tuyos, sino de tu cliente.
Saber cuándo y cómo aplicarlos correctamente te ayuda a no pagar IVA ni IRPF por dinero que no te corresponde.
Qué son los suplidos en una factura
Un suplido es un gasto que el profesional asume temporalmente en nombre del cliente, pero que no forma parte de su servicio, ya que pertenece directamente al cliente.
Es decir: tú adelantas el dinero, pero no obtienes beneficio ni margen sobre ese importe.
Luego, al emitir la factura, repercutas exactamente el mismo importe al cliente, sin añadir IVA ni incluirlo en tu base imponible.
Cuándo se pueden aplicar suplidos
Solo puedes incluir suplidos en una factura si se cumplen estas condiciones:
- El gasto se ha realizado en nombre del cliente, y así se acredita en el justificante.
- El pago ha sido hecho directamente por ti al proveedor, no por el cliente.
- El importe se refactura sin incremento ni beneficio.
- Cuentas con el documento original (ticket o factura) a nombre del cliente.
Ejemplo:
Un abogado paga una tasa judicial de 150 € en nombre de su cliente.
Ese importe se incluye como suplido en la factura, sin IVA ni retención.
A quién aplica este concepto
Los suplidos se aplican principalmente a profesionales liberales o servicios que gestionan gastos por cuenta de terceros, como:
- Abogados y procuradores.
- Gestorías y asesorías.
- Arquitectos y aparejadores.
- Agencias de comunicación o eventos que pagan tasas o permisos.
- Consultores que adelantan gastos administrativos.
Diferencia entre suplido y gasto repercutido
ConceptoSuplidoGasto repercutidoA quién pertenece el gastoAl clienteAl profesionalSe incluye en la base imponibleNoSíLleva IVANoSíRequiere justificante a nombre del clienteSíNoEjemploTasa judicial pagada por un abogadoTaxi o material usado en un servicio
El error más común es confundir un suplido con un gasto interno.
Si el gasto te pertenece (como transporte, papelería o comidas), no es suplido, sino gasto repercutido.
Cómo incluir suplidos correctamente en una factura
- Identifica el gasto que has pagado por cuenta del cliente.
- Comprueba que el justificante está a nombre del cliente, no tuyo.
- En tu factura, crea un apartado separado con el concepto “Suplidos”.
- Indica el importe exacto del gasto, sin IVA ni IRPF.
- Adjunta o conserva el justificante como respaldo.
En taclia puedes añadir un campo específico para “suplidos”, diferenciándolos de tus ingresos o gastos habituales.
Ejemplo de factura con suplidos
ConceptoImporteIVAHonorarios profesionales800,00 €21 %Suplido: Tasa judicial150,00 €ExentoTotal factura950,00 €
En este ejemplo, los 150 € del suplido no forman parte de la base imponible, y el IVA solo se calcula sobre los 800 € de honorarios.
Qué dice la ley sobre los suplidos
Los suplidos están regulados por el artículo 78.3.3º de la Ley del IVA, que excluye de la base imponible:
“Las sumas percibidas en nombre y por cuenta de terceros, siempre que se justifiquen documentalmente.”
Esto significa que los suplidos no tributan ni generan IVA si se cumplen los requisitos legales.
Qué cambia con Verifactu
Con la llegada del sistema Verifactu, todos los conceptos reflejados en una factura —incluidos los suplidos— deben estar claramente identificados y trazables.
El software debe permitir distinguir ingresos propios de gastos por cuenta de terceros, y garantizar que los datos enviados a la Agencia Tributaria son íntegros.
Con taclia, los suplidos se registran de forma diferenciada dentro de la factura, manteniendo la trazabilidad exigida por Verifactu sin pasos extra ni errores.
Buenas prácticas
- No apliques IVA ni IRPF a los suplidos.
- Conserva el justificante a nombre del cliente.
- Separa los suplidos del resto de conceptos en la factura.
- Usa software certificado que distinga los tipos de gasto.
Preguntas frecuentes sobre suplidos
¿Puedo aplicar suplidos en cualquier tipo de servicio?
Solo si pagas un gasto en nombre del cliente y puedes justificarlo con una factura a su nombre. En otros casos, será un gasto repercutido.
¿Los suplidos se incluyen en la base imponible del IVA?
No. Los suplidos están exentos porque no forman parte del valor del servicio que prestas.
¿Cómo debo reflejar los suplidos con Verifactu?
El sistema Verifactu exige que todos los importes facturados estén clasificados correctamente.
Con Taclia, los suplidos se registran como operaciones exentas y se incluyen en la comunicación segura con Hacienda de forma automática.
¿Qué pasa si aplico un suplido sin justificarlo?
Hacienda podría considerar ese importe como ingreso propio y exigir el IVA correspondiente, además de sanciones.
Los suplidos te permiten recuperar gastos asumidos por tus clientes sin pagar impuestos sobre ellos.
Eso sí: deben estar justificados, bien documentados y correctamente reflejados en la factura.
Con Taclia, puedes añadir suplidos de forma clara, legal y compatible con Verifactu desde cualquier dispositivo.
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