Fichar vs. Validar jornada: Diferencias clave y cómo cumplir con la ley
Desde la entrada en vigor de la ley de control horario, todas las empresas están obligadas a registrar la jornada laboral de sus empleados. Pero a la hora de implementar un sistema digital, surge una duda común: ¿es mejor fichar o validar la jornada? ¿Son lo mismo? ¿Cuál es más fiable ante una inspección? ¿Quién es responsable si hay errores?
En este artículo despejamos todas tus dudas con una comparativa clara entre ambos conceptos y te contamos cómo implementar la mejor solución para tu empresa sin arriesgarte a sanciones.
¿Qué es fichar la jornada laboral?
Fichar significa registrar manualmente la hora exacta de entrada y salida de cada empleado al iniciar y terminar su jornada. Este método exige una acción activa del trabajador y se puede realizar a través de:
- App móvil con geolocalización
- Tablet o kiosko en el centro de trabajo
- Navegador web desde ordenador
- Terminales biométricos o códigos PIN
El sistema guarda cada marcaje con su franja de tiempo y lo asocia al perfil del empleado.
Cuándo usar fichaje
- Jornadas variables o turnos rotativos
- Equipos en movilidad o remoto
- Necesidad de precisión al minuto
- Sectores como hostelería, logística o técnicos de campo
¿Qué es validar una jornada?
La validación es una confirmación del horario previamente planificado. El empleado no introduce su hora de entrada y salida, sino que valida que ha realizado su jornada según el turno establecido por la empresa.
Esto permite mayor fluidez en estructuras con horarios fijos y poco cambio, como oficinas o fábricas. El trabajador puede validar la jornada desde la app, el portal web o una estación de fichaje.
Cuándo usar validación
- Turnos estables o fijos
- Plantillas con horarios definidos
- Control centralizado por parte del equipo de Recursos Humanos
- Bajo volumen de incidencias o ajustes
Principales diferencias entre fichar y validar jornada
¿Quién es responsable del registro horario?
La empresa es legalmente responsable de que la jornada quede registrada correctamente. Según el Artículo 58 del Estatuto de los Trabajadores, los empleados también están obligados a fichar o validar, y pueden ser sancionados si no lo hacen.
Pero si el sistema no está implementado correctamente o los registros son incorrectos, la sanción recae sobre la empresa.
💼 Las multas por incumplimiento pueden llegar hasta 7.500€ por trabajador si no se puede demostrar la jornada real durante una inspección.
¿Qué método es mejor?
Depende de la naturaleza de tu actividad, la estructura de tu plantilla y el tipo de turnos que gestionas.
Lo ideal es contar con una solución flexible que te permita configurar tanto fichaje como validación, en función del perfil de cada puesto o empleado.
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Con taclia puedes combinar ambos métodos: permite que ciertos trabajadores fichen y que otros validen su jornada, todo desde una única plataforma fácil de usar.
Además, taclia garantiza:
- Registro digital auditable (cumple con la ley 2025)
- Asociación de jornada con tareas y proyectos
- Fichaje desde móvil, tablet o web con geolocalización
- Reportes legales en 1 clic para auditorías
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Preguntas frecuentes
¿Se puede multar a una empresa si un trabajador no ficha?
Sí, porque la empresa es la responsable última del cumplimiento del registro horario. Por eso es importante contar con alertas e informes automáticos.
¿Qué pasa si un empleado no valida su jornada?
Debe regularizarse cuanto antes. Con taclia, puedes permitir la justificación o aprobación posterior desde RRHH con trazabilidad.
¿Sirve el registro en papel?
No. Según la ley actual y los próximos cambios, el registro debe ser digital, seguro y accesible en tiempo real.
¿Puedo usar fichaje y validación a la vez?
Sí. taclia permite configurar el tipo de control horario por empleado o equipo.
Conclusión
Elegir entre fichar o validar jornada no es solo una cuestión técnica, sino legal y organizativa. Cada método tiene ventajas y debe alinearse con el funcionamiento de tu empresa.
¿La mejor opción? Usar un sistema que permita ambas alternativas con trazabilidad, legalidad y flexibilidad total.
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