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¿Qué es una ficha de cliente y por qué usarla?

12/7/2023

Actualmente muchas empresas se interesan por las fichas de cliente, y no nos extraña. Son fáciles de hacer, rápidas, gratis y dan mucha información sobre el cliente, el tipo de consumo que hace y demás datos que son de gran utilidad a la hora de fidelizar clientes y vender más

Seguramente, te estás planteando si tu empresa necesita que cada cliente cuente con una ficha de cliente personalizada, para ello, es necesario hacer una pequeña inversión, ya sea económica o de recursos humanos, lo que está claro, es que los beneficios te la devolverán. 

Qué es una ficha de cliente

Una ficha de cliente es un documento, ya sea físico o digital, que lo que pretende es recopilar los datos de un cliente, tanto puramente informativos como también de contacto. Sirven para crear una base de datos de todos los clientes de una empresa con el objetivo de conocer mejor el público objetivo de esta y poder enfocar mejores estrategias de marketing futuras.

Algunos campos necesarios para rellenar una ficha de cliente son, por ejemplo, información relacionada con las preferencias del cliente o sus hábitos de consumo. Esta información es muy útil para entender cuándo tu empresa vende más y por qué y así poder adaptar tu stock a ello

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La ficha de cliente, en muchas ocasiones, la rellena en primera instancia el consumidor, aunque la empresa tiene que encargarse de conservarla e ir actualizándola siempre que sea necesario. Por lo tanto, para que rellenar las fichas de cliente sea útil, deben estar constantemente actualizadas, sino será imposible que cumplan su objetivo. Una de las formas más útiles para mantenerlas actualizadas es olvidarte del papel y pasarte al digital

Beneficios de usar fichas de clientes

Rellenar fichas de cliente es muy útil para conocer al cliente y que mejores tu relación con él. Son una de las formas más útiles para fidelizarlo, puesto que al conocer a la perfección sus necesidades, gustos y maneras de consumo, podrás personalizar tu forma de vender con cada uno de ellos.

Las fichas de cliente te permiten controlar tu empresa de manera eficaz para que no se te escape nada. Con ellas, puedes hacer previsiones mucho más reales y eficaces y además, contar con clientes más fieles y duraderos en el tiempo.

Fidelización de clientes

Los hábitos de consumo y las preferencias de los clientes siempre son algo que reflejan las fichas de cliente. Para hacer estrategias de marketing efectivas estos datos son muy útiles, te permiten enfocarlas a un tipo de cliente en concreto. Por ejemplo, puedes ofrecer descuentos exclusivos para los productos que suele comprar justo antes de que lo haga. 

Fidelizar al cliente no solo pasa por intentar que quede satisfecho con el producto, también tiene mucho que ver con la atención que le das. Cuando rellenas una ficha de cliente, también añades los datos de contacto relevantes, por eso, es importante que de vez en cuando contactes con él para saber, por ejemplo, cuál ha sido su experiencia después de hacer alguna compra.

Mayor organización

Las fichas de cliente pueden ser muy útiles si usas la información que te proporcionan para adelantarte al cliente. Con una ficha de cliente conoces de manera clara cuándo compra ese cliente y qué compra, entonces, puedes preparar tu stock y tus ventas en base a esta información. 

Básicamente, con las fichas de cliente puedes programar las ventas para cada tipo de cliente concreto, así la empresa sabe cuáles deben ser los ciclos de producción y de ventas que más beneficios le aportan.

Las fichas de cliente, además, te permiten anticiparte a los picos en la demanda, si por ejemplo te dedicas a reparar aires acondicionado seguramente verás que en verano la demanda sube porque del uso se estropean más. Pues podrás prever empleados y material para suplir este crecimiento repentino de la demanda. 

Adelantarse al cliente

No hay nada más satisfactorio para un cliente que el hecho de que la empresa lo conozca y sepa cómo y cuándo ofrecerle lo que busca. Con las fichas de cliente podrás mejorar la atención al cliente hasta el punto de conocer, aproximadamente, cuándo va a efectuar su próxima compra para poder personalizar el servicio al máximo, además de ofrecerle descuentos exclusivos o algún que otro pack ahorro. 

Cómo rellenar una ficha de cliente

Para hacer una ficha de cliente lo primero que debes hacer es estudiar el perfil del cliente, intentar conocerlo a la perfección para luego plasmar esos datos en su ficha y que, cuando tengas que detallar cualquier estrategia de venta, sepas cómo enfocarla. 

Para rellenar una ficha de cliente, primero necesitas conocer los datos del cliente, estos te los proporcionará el mismo. También necesitas conocer al cliente, para hacerlo, necesitas interactuar con él varias veces e ir anotando las palabras clave que lo definan, así cuando necesites saber algo sobre él lo podrás hacer de forma fácil. Puedes anotar por qué suele llamar este cliente y qué tipo de servicios le interesan.

Por otro lado, las fichas de cliente normalmente incluyen un registro de todas las transacciones que se han hecho de ese cliente, es decir, todo lo que ha comprado en tu empresa, así podrás conocer sus hábitos de venta y planificar mejor el stock de tu empresa. 

Fichas de cliente digitales 

Para rellenar una ficha de cliente debes saber que las fichas de cliente deben ser útiles, claras y estar actualizadas. Además, suponemos que querrás que duren, no se pierdan y te ocupen el menor espacio posible, ya que una empresa, a lo largo de su vida, cuenta con una gran lista de clientes. Para ello, la mejor de las opciones es hacer tus fichas de cliente digitales.

Muchos softwares de gestión incorporan un apartado para registrar a los clientes, donde se añaden los datos de contacto, información de contexto del cliente y demás datos útiles que puedan ayudarte a conocerlo y planificar tus ventas en base a ese conocimiento. Con taclia, puedes incluso añadir documentos, fotografías y vídeos que ayuden a todos tus empleados a situarse cuando necesiten información de un cliente en concreto.

taclia, además, hace el trabajo por ti. Organiza la información en un mismo lugar en vez de buscar la información en notas, un Excel o miles de documentos de Word.  Es 100% personalizable y para cada cliente puedes añadir apartados nuevos, como, por ejemplo, si tu empresa es de psicología, puedes añadir el campo “tipo de terapia” y sabrás rápidamente qué servicio requiere cada cliente. 

Con taclia tienes acceso siempre a todos los servicios y tareas que tienes con ese cliente, lo que te permite llevar un mejor control de las actividades de tu empresa y proporcionarle un mejor servicio al cliente. De forma fácil, conectada y desde un único lugar. Y lo que es mejor: ¡sin necesidad de experiencia previa!